優秀な事務職員が結婚や育児、家族の転勤など、出社が困難になることを理由に退職の申し出があった際、焦る法律事務所は多いと思います。

今の事務職員と同じくらい仕事ができる人の採用は難しいことから、何とか職員に残ってもらいたいですよね。

となれば、事務所以外でも仕事ができるように、テレワークに必要な環境を整備するしかありません

しかし、法律事務所の場合、導入にあたって解決すべき課題が多く、テレワークを実施することで、逆に業務に支障をきたすのではと心配になりますよね。もともと、テレワークの推進が盛んではなかった業界であるため、モデルにできる事務所がほとんどないのも辛いところです。

そうした中で、法律事務所がテレワークを導入するには、どのような対策が必要なのでしょうか。

この記事では、法律事務所がテレワーク導入時に直面する課題と解決策や、実施に向けた準備の仕方、役立つツールなどについて解説します。

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法律事務所でテレワークの導入を検討した際に直面する課題と解決策

テレワークを導入すると、働き方に変化が生まれると同時に課題も出てきます。

出てきた課題に対してきちんと対処ができないと、業務に支障が生じてしまい、せっかく導入したテレワークを取りやめることにつながりません。

この項目では、法律事務所がテレワーク導入時に直面する課題と解決策を紹介するので。きちんと確認しておきましょう。

紙文化が根強くリモートできない業務が多い

いまだに根強い紙文化が残る弁護士実務の世界では、リモート対応できない業務も少なくありません。

提出する訴状等も紙であれば、裁判所等から届く郵便物も紙。結局、自所だけがテレワークの整備をしたところで、業界全体のIT化が進まないと、出社しての対応をせざるを得ないといえます。

ただ、対応が必要としても、事務所の従業員全員が出社する必要はありません。ボス弁が代表して出社、ローテーションで分担を回すなどの工夫によって、対処が可能です。

個人情報の扱いに不安がある

個人情報の扱いが多いのも、法律事務所のテレワーク導入を妨げる要因の一つ。

紙で個人情報を保管している場合には、当然持ち出しての作業を許可するわけにはいかず、電子化させている場合でも、管理の行き届かない状況での作業は不安になりますよね。

万が一にでも、顧客の個人情報が流出してしまえば、事務所の評判はガタ落ちです。とはいえ、テレワークを導入するには、多少のリスクを織り込まない限りは不可能といえます。そのため、個人情報流出のリスクが最小限になるよう、テレワーク実施に関するルールを作成しておく必要があるでしょう。

事務員と弁護士で扱いが変わってしまう

事務員と弁護士でテレワークに関する対応が変わってしまうのも、導入を難しくする要因かもしれません。前述した訴状の提出や個人情報の管理など、事務作業全般を事務員に任せている事務所は多いはず。

となると、業務内容的に事務員のテレワークが難しく、出社してもらわざるを得なくなりまます。弁護士にはテレワークが認められているなか、事務員だけが出社するとなると、不公平な扱いを受けていると感じるのも無理ありません。

きちんと事務員のテレワークが難しい理由せ説明すると共に、緊急時(自然災害等の被害)でも出勤をお願いする場合には、危険手当などの支給を考えたほうがよいでしょう。

弁護士はテレワークができても事務員は出勤せざるを得ない

テレワークとなると、従業員の状況を直接把握することができないため、個々の体調や業務の進捗管理が難しいという課題もあります。

従業員の体調・業務の進捗管理が難しい

弁護士はただでさえ過重労働気味なのに、管理が行き届かなくなったことで、働きすぎてしまい体調を壊してしまうかもしれません。

反対にサボりや業務の遅れに関する心配もあります。クライアントありきの仕事において、従業員の怠慢が理由で業務に支障をきたすなんてことがあれば、信用を失います。

テレワークをする従業員に対して、日報で業務の進捗状況を申告してもらう、普段以上に密なコミュニケーションを取るなどの対応が必要となるでしょう。

テレワーク導入の必要性を理解してもらうのが難しい

テレワークの導入について、必要性を感じないという従業員が中にはいるかもしれません。

確かにテレワークだと、仕事とプライベートの切り替えが難しくなり、仕事をする気が起きないという人もいます。ですが、現在新型コロナウイルスの流行により、外出の自粛が求められているように、いつでも事務所に出勤して仕事ができるとは限りません。

特に日本は地震や台風など自然災害が多い国です。交通機関のマヒによって、出勤ができなくなる状況がいつ来てもおかしくないので、いざという時のため対応でもあることを理解してもらいましょう。

面談よる相談者対応の齟齬

相談者の面談対応が難しいのも、テレワークを導入する際の課題といえます。やはり、メールや電話、WEB面談だけでは、しっかりと相談者の状況を把握できているか不安で、受任してよいものか悩みますよね。

となると、やはり直接会って面談しなければならず、完全にリモートで業務をこなすのは難しいといえます。また債務整理案件では、原則直接の面談が義務付けられているため、リモートでの対応は不可能です。

日程を調整し出勤日に面談を集中させるなどの対応を取れば、基本はテレワークで必要に応じて出勤するという働き方ができるでしょう。

法律事務所がテレワークを実施する際の準備と進め方

テレワークを実際に行うのであればきちんとした準備が必要不可欠です。急にテレワーク実施を伝えられて戸惑う従業員が出ないよう、進め方にも配慮して準備していきましょう。

テレワークが可能な業務の洗い出し

テレワークには情報漏えいや作業効率の低下などを招くリスクがあることから、どの業務に対しても実施を認めるわけにはいきません。まずは日常業務の中で、テレワークを認めても事務所に悪影響が出にくい業務を洗い出してみましょう。

またテレワーク導入を機に、これまで非効率だと感じていた業務の改善も合わせて行うとよいかもしれません。

テレワーク時に役立つツールや公的支援の利用を検討

事務所でテレワークを導入する際、一番頭を悩ませるのがお金の問題かと思います。テレワークに必要な機器の購入に大金を出してまで、やるべきことなのかと不安になるかもしれません。

ですが、お金で時間を買えると思えば安いもの。適切なツールを導入すれば、テレワークだけでなく事務所で行う業務の効率もUPするはずです。

さらに現在は、働き方改革の一環で国を挙げてテレワークの導入を推進しており、さまざまな助成金が用意されています。そのため、助成金を活用すれば、テレワーク導入にかかる費用を抑えることが可能です。

例:

就業規則等の確認

テレワークの実施による課題に対応するには、現在設けている就業規則のままでは不具合が生じるかもしれません。必ずしもテレワークを導入するにあたり、就業規則の変更は必要ではありません。ですが、従業員に理解してもらいやすいよう、また万が一情報漏えいが起きたときのためにも、ルールを整備したほうがよいでしょう。

変更する就業規則の内容については、厚生労働省の資料が役立つはずです。

参考:

テレワーク導入ための労務管理等Q&A集|厚生労働省

テレワークモデル就業規則|厚生労働省

取引先への連絡とテレワーク時の対応説明

テレワークの実施により、取引先への対応が変わる場合もあるので、事前に連絡・説明を入れておいたほうがよいでしょう。中にはテレワークにネガティブな印象を持つ取引先もいて、説明しないほうがよいのではと思うかもしれません。

ですが、変に隠しても仕方ないので、多少の不便をかける可能性はあるものの、基本的にはテレワークでも対応は変わらないことを理解してもらうほうがよいでしょう。

従業員に対する説明とフォロー対応の整備

テレワークによる働き方の変化に従業員が戸惑う心配がないよう、導入目的やルールの説明、フォロー体制を整備することも大切といえます。特にテレワーク中は従業員同士のコミュニケーションが不足しがちです。社員同士の連携が機能しなくなり、業務のミスや遅れを見逃す可能性が高くなります。

そのため、管理する立場の従業員に積極的なコミュニケーションを促したほうがよいでしょう。また、テレワークを実施するにあたり、疑問に思うことはあっても個別だと聞きづらい従業員もいるかと思います。

そのため必要に応じて、従業員向けのテレワーク研修を行うとよいかもしれません。

テレワーク導入に役立つツール・支援策

テレワーク導入時に役立つ主なツールや支援策は以下の通りです。

テレワーク時に役立つツール

  • ・Web会議システム(ZoomやGoogleハングアウトMeetなど)
  • ・チャットツール(ChatworkやSlackなど)
  • ・勤怠管理システム(IEYASUやRecoRuなど)
  • ・グループウェア(GSuiteやOffice365など)

テレワーク導入に関する支援策

  • ・働き方改革推進支援助成金
  • ・新型コロナウイルス感染症対策のための時間外労働等改善助成金
  • ・IT導入補助金
  • ・各自治体による導入支援

この項目で挙げたツールは、さまざまなサービスがある中のほんの一部。各社が提供するサービスは機能や料金、使いやすさがそれぞれ異なりますので、自事務所の状況にあったものを探してみてください。

公的機関による支援は厚生労働省や経済産業省など省庁だけでなく、各地方自治体も行っています。事務所のある地域では、どのような支援が行われているのかも忘れずに確認しておきましょう。

テレワークを実際に行っている法律事務所例7選

現在、新型コロナウイルスの流行に伴い、多くの法律事務所がテレワーク実施に踏み切っています。各事務所が試行錯誤中の状況を発信しており、これから導入しようと考えている事務所にとっては役立つ情報も多いので、ぜひとも確認しておきましょう。

弁護士法人古家野法律事務所

→ビデオ会議システムの導入、スマホの内線設定、クラウド上での業務進捗管理

参考:当事務所のテレワークの取り組みがテレワーク実践事例集で紹介されました

河合法律事務所

→ビデオ会議システムの導入

参考:在宅勤務を可能にするビデオ会議+書画カメラの導入で、代わりのきかない人材を慰留し従来どおりの業務を実現

レイ法律事務所

→一部在宅勤務導入、携帯電話による架電、非対面形式での会議

参考:新型コロナウイルス感染拡大に伴うテレワーク導入と取り組みのお知らせ

グラディアトル法律事務所

→電話・テレビ会議(zoom)等による非対面形式の面談

参考:グラディアトル法律事務所

STORIA法律事務所

→一部在宅勤務導入、電話・テレビ会議(zoom)等による非対面形式の面談、チャットツールの活用

参考:緊急事態宣言の発出に伴う対応について

そらうみ法律事務所

→一部在宅勤務導入、電話・テレビ会議(zoom)等による非対面形式の面談、FAXのリモート確認

参考:東京事務所コロナウイルス対策に伴う業務対応のお知らせ

弁護士法人大西総合法律事務所

→在宅勤務マニュアルの作成、一部在宅勤務導入、電話・テレビ会議(zoom)等による非対面形式の面談

まとめ

法律事務所がテレワークを導入するには、解決すべき課題も多く、一筋縄ではいきません。ですが、まったくもって導入ができないわけでなく、工夫次第で十分テレワークは可能です。

ただし、急にテレワークをすると言われても従業員は困ってしまうため、事前に環境を整えておくことが大切です。

テレワークを実施する際の準備と進め方

◆テレワークが可能な業務の洗い出し

◆テレワーク時に役立つツールや公的支援の利用を検討

◆就業規則等の確認

◆取引先への連絡とテレワーク時の対応説明

◆従業員に対する説明とフォロー対応の整備

上手くテレワークが導入できれば、作業効率も良くなり、従業員の事務所に対する満足度も上がります。

より良い就業環境の実現のため、テレワーク導入を検討してみてはいかかでしょうか。